Este artículo revisa la implementación de informes en tiempo real por parte de unidades gubernamentales estatales y municipales como modelo para analizar estas tecnologías emergentes. Si bien la implementación de informes en tiempo real presenta varios desafíos, ofrece muchas oportunidades que pueden hacerla factible para muchos gobiernos municipales. Los desafíos incluyen el proceso complejo y engorroso de integrar los diferentes almacenes de datos de una entidad y los importantes costos de implementación. A pesar de esto, los informes en tiempo real brindan beneficios, como la flexibilidad en la personalización de los datos para facilitar la toma de decisiones comerciales en tiempo real, la prevención del fraude y la eficiencia de las auditorías.
En los últimos años, ha habido un esfuerzo continuo para introducir nuevas tecnologías de informes financieros para modernizar los informes financieros de los gobiernos estatales y locales. Dos de esos estados a la vanguardia de este esfuerzo son California y Florida. Por ejemplo, la propuesta SB 598 de California haría la transición de los municipios dentro del estado al sistema XBRL, que permite que los informes financieros estatales y locales sean legibles por computadora y por humanos. De manera similar, Florida promulgó la HB 1073, que busca introducir el sistema XBRL en las presentaciones financieras estatales y locales. En Canadá, Montreal parece haber ganado terreno en esta área mediante la adopción de tecnologías emergentes, e incluso ha instituido informes en tiempo real. Este artículo revisa las oportunidades y desafíos de la adopción de tecnologías emergentes para informes en tiempo real por aproximadamente 38,
https://www.census.gov/newsroom/releases/archives/governments/cb12-161.html ).
Los informes financieros en tiempo real presentan oportunidades para que las organizaciones mejoren su proceso de toma de decisiones y brinden información oportuna a los mandantes. Sin embargo, existen desafíos relacionados con la naturaleza costosa y lenta de implementar un sistema de información contable para acomodar los informes no periódicos en tiempo real. Este artículo utiliza la implementación de informes en tiempo real por parte de administradores en New Hampshire, Montreal y el condado de Los Ángeles para resaltar los desafíos y oportunidades de implementar informes en tiempo real.
Estudio de caso: Implementación de informes financieros no periódicos en tiempo real en Montreal.
Montreal representa un estudio de caso de la implementación de un sistema de informes financieros en tiempo real a gran escala porque estableció un sistema en línea en tiempo real para rastrear las finanzas municipales y administrar los recibos en 2003 (P. Ashcroft, «Real-Time Accounting», The CPA Journal, abril de 2005). La implementación de un sistema de información financiera a gran escala en tiempo real sujeto a numerosas transacciones para alrededor de 400.000 cuentas de contribuyentes con ingresos anuales por valor de 2.500 millones de dólares canadienses no es una tarea trivial.
Utilidad de los informes en tiempo real.
Una de las motivaciones de Montreal para implementar su sistema fue acomodar a los nuevos empleados que necesitaban acceso de autoservicio al almacén de datos de Montreal (German eGovernment & Smart City Architects, «Canada: City of Montreal Implements Real-Time Financial Reporting», 30 de julio, 2019, https://bit.ly/3gNuVw1). En general, el sistema cumple una función de informes financieros y permite a los empleados acceder a los registros fiscales. Los usuarios autorizados tienen acceso a más de 500 informes, incluidos informes predefinidos y personalizados que pueden crear los usuarios para satisfacer sus necesidades específicas. Los usuarios también pueden adaptar el consumo de estos informes a sus preferencias; Los informes se pueden programar para su distribución automática a través de impresoras, faxes, correo electrónico y dispositivos inalámbricos, o los usuarios pueden especificar eventos que activan automáticamente la distribución de informes cuando ocurren ciertas condiciones; por ejemplo, Los planificadores financieros pueden hacer arreglos para distribuir un informe cuando se exceda un presupuesto determinado. Esta capacidad de adaptar la información de manera eficiente a las necesidades específicas de los usuarios destaca un beneficio importante de los sistemas de información financiera en tiempo real.
El Departamento de Administración de Ingresos de New Hampshire (DRA) también implementó un sistema de informes financieros en tiempo real mediante la creación de una serie de paneles de control completos y visuales con las soluciones de inteligencia empresarial (BI) y análisis, integración e integridad de datos de la compañía de software de Nueva York. Constructores de información ( Anexo 1). Gracias a software como WebFOCUS e iWay, los empleados de la DRA pueden recuperar fácilmente toda la información de los contribuyentes, como avisos pendientes, tipos de impuestos adeudados y relaciones con otros contribuyentes, en un solo archivo PDF. Aproximadamente el 80% de la fuerza laboral de la DRA está utilizando esta versión del portal de vista única porque reduce el tiempo que los trabajadores dedican a buscar información sobre las consultas de los contribuyentes hasta en un 50% (Departamento de Administración de Ingresos de New Hampshire, “New Hampshire Boots Productivity and Revenue Generation”, https://bit.ly/3dwYK23 ).
Exhibición 1 Vista única del panel del portal del contribuyente, diseñado por el Departamento de Administración de Ingresos de New Hampshire
Anexo 2
Portal para la gestión de compensaciones, utilizado por el condado de Los Ángeles
Entre otros paquetes de software, el software WebFOCUS de Information Builders se puede utilizar para crear un portal de informes financieros. Se utilizó iWay Enterprise Information Suite de Information Builders para extraer datos del sistema fiscal basado en mainframe de Montreal (eGovernment 2019). Uno de los desafíos más importantes que enfrentó Montreal en la implementación de este sistema surgió de la naturaleza de los datos de las instituciones gubernamentales, ya que esas instituciones a menudo se basan en un conjunto diverso de sistemas de información para las funciones de planificación, prestación de servicios y evaluación interna y administración. Los sistemas utilizados para cumplir estas funciones a menudo se adaptan y cambian de forma independiente; por lo tanto, la integración de las diversas fuentes de datos que constituyen el diverso almacén de datos de Montreal presentó un desafío único para la implementación de su sistema de informes en tiempo real. (Ver En el Anexo 3 se muestra una lista de paquetes de software).
Anexo 3 Software de implementación en tiempo real
Anexo 4
Conexiones entre el anterior sistema fiscal basado en mainframe y el actual sistema de informes en tiempo real adoptado por Montreal
Se utilizó WebFOCUS para crear la aplicación de autoservicio, así como una página de portal web para otorgar acceso a los informes a través de menús HTML. La simplicidad y facilidad de acceso a este sistema son beneficios importantes; los usuarios solo necesitan un navegador web estándar para obtener la información necesaria. El portal WebFOCUS permite a los usuarios crear cuadros de mando a partir de numerosos formatos y fuentes de datos. Este portal también permite a los usuarios personalizar y escribir informes. El «modo de información» de descubrimiento de WebFOCUS tiene funciones de visualización y creación de gráficos que permiten a los usuarios realizar un descubrimiento de datos eficaz y eficiente para tomar decisiones informadas:
( https://www.informationbuilders.com/ ).
Toma de decisiones de inversión y gestión oportuna.
La investigación realizada por la Asociación de Contadores Certificados Certificados (ACCA) entrevistó a 300 inversionistas prominentes de muchas industrias, incluidos fondos de pensiones, compañías de seguros, bancos privados y firmas de administración de activos, encontró que la información financiera en tiempo real aumentaría los retornos de los inversionistas, mejoraría la percepción corporativa gobernanza y mejorar el atractivo de las oportunidades de inversión. La percepción positiva de los encuestados sobre los informes en tiempo real es congruente con las oportunidades adicionales que presentan los informes no periódicos (ACCA “Entendiendo a los inversores: el camino hacia los informes en tiempo real”, 2013). Los informes financieros en tiempo real facilitan varias oportunidades asociadas con: 1) accesibilidad, ya que la gerencia y otros tomadores de decisiones pueden ver los indicadores clave de desempeño en cualquier momento; 2) flexibilidad, ya que muchas soluciones de informes en tiempo real permiten a los responsables de la toma de decisiones diseñar informes y personalizar los datos mostrados para satisfacer sus necesidades específicas; 3) colaboración en tiempo real; y 4) precisión, ya que la probabilidad de errores se reduce siempre que la pista de auditoría se cree y sea visible con cada transacción contable (Prosper, «The Benefits of Real-Time Accounting», 7 de diciembre de 2016, https://letsprosper.co.uk/the-benefits-of-real-time-accounting-information ).
Las oportunidades asociadas con la accesibilidad, la flexibilidad y la colaboración presentan colectivamente el beneficio principal de los informes financieros en tiempo real: la disponibilidad de información actualizada y útil para tomar decisiones. El flujo de caja es de suma importancia para la mayoría de las organizaciones a fin de resolver las obligaciones financieras vencidas y perseguir estrategias comerciales y organizativas rentables. Los datos en tiempo real permiten una mejor toma de decisiones relacionadas con el flujo de efectivo porque conocer la disponibilidad de efectivo en cualquier momento permite a las organizaciones anticipar y abordar adecuadamente cualquier déficit de efectivo con prontitud. Además, la capacidad de generar ingresos de las organizaciones con fines de lucro y el estado de empresa en marcha están a la vanguardia de cualquier proceso de toma de decisiones financieras. El seguimiento de la contabilidad de pérdidas y ganancias en tiempo real permite a las organizaciones obtener información de manera eficiente sobre las fluctuaciones financieras asociadas con las decisiones estratégicas (Prosper, 2016). Esta eficiencia permite una rápida acción correctiva si es necesario.
Prevención de fraudes y eficacia de la auditoría.
La precisión de la información financiera es vital para su utilidad en las decisiones. El fraude financiero a menudo tarda en suceder y las auditorías realizadas por auditores externos con frecuencia solo se requieren anualmente (Auditchain, “Solución de informes financieros en tiempo real DCARPE”, 16 de noviembre de 2017, https://bit.ly/3gQD56X ). Cualquier retraso crea una oportunidad para falsificar datos financieros. La tecnología que permite el registro y la presentación en tiempo real de datos financieros presenta una oportunidad para la tecnología que genera continuamente información útil para las opiniones de los auditores y otros informes para las partes interesadas que mejoran la precisión de la información financiera en tiempo real.
Desafíos con los informes en tiempo real
Integrando diversos almacenes de datos.
Aunque la presentación de informes financieros en tiempo real presenta varias oportunidades para las organizaciones, también crea algunos desafíos relacionados con la naturaleza compleja y costosa de su implementación. Como se señaló en el caso de Montreal, estas dificultades a menudo surgen del engorroso proceso de integrar el almacén de datos existente y el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de una organización en un sistema de informes en tiempo real. Las soluciones tecnológicas actuales para informes en tiempo real se obtienen de varias fuentes, incluida la gestión de procesos de negocio (BPM), dispositivos móviles, computación en la nube, inteligencia empresarial e integración de aplicaciones empresariales (F. Belfo, A. Trigo y R. Perez Estebanez, “Impacto del impulso innovador de las TIC en la contabilidad en tiempo real”, Business Systems Research, vol. 6, no. 2, págs.1-127, 2015). Business Process Management Suites (BPMS) ha habilitado datos en tiempo real con un módulo Business Activity Monitoring (BAM) que presenta paneles de control en tiempo real para monitorear una variedad de procesos comerciales para mejorar la toma de decisiones. Esta tendencia relacionada con BPM presenta fácilmente la oportunidad de implementar un BAM para información contable en tiempo real y auditoría continua. Si bien existe la oportunidad, crear un BPM y BAM para generar datos contables es un proceso desafiante que requiere que las organizaciones inviertan una cantidad considerable de tiempo, energía y recursos financieros para implementar de una manera que complemente sus procesos y necesidades comerciales únicas. Esta integración no es necesariamente sencilla; mientras que tanto el BPM como los informes financieros de una organización determinada pueden surgir de las mismas actividades y eventos,
Soluciones basadas en la nube.
Las soluciones de computación en la nube ofrecen muchas ventajas para implementar informes financieros en tiempo real en comparación con el software BPM, que no hace uso de esta tecnología. Las soluciones basadas en la nube que están disponibles en el mercado, incluidos Oracle Fusion Financials y NetSuite Financials, abordan varios desafíos relacionados con la viabilidad, la escalabilidad y los costos. La computación en la nube brinda acceso a informes y datos financieros en tiempo real desde teléfonos inteligentes y computadoras portátiles, lo que elimina la necesidad de requisitos excesivos de hardware y software. Además, las herramientas basadas en la nube hacen que las soluciones de informes en tiempo real sean más factibles para las organizaciones pequeñas y medianas que, de otro modo, solo estarían disponibles para las grandes empresas con abundantes recursos (Belfo, Trigo y Pérez Estebanez, 2015).
Comentarios Concluyentes
Los ejemplos anteriores de la implementación de informes en tiempo real por parte de las unidades gubernamentales estatales y locales ilustran las oportunidades al alcance de los municipios emprendedores. Si bien los informes en tiempo real presentan desafíos, como la tarea engorrosa, desafiante y costosa de su implementación, los informes en tiempo real también presentan ventajas, como información oportuna y flexible para ayudar en la toma de decisiones oportuna de los constituyentes del gobierno local. Con la disponibilidad cada vez mayor de soluciones tecnológicas emergentes, los informes en tiempo real pueden resultar una inversión valiosa para que algunas unidades del gobierno local proporcionen información oportuna a sus electores.
B. Anthony Billings, PhD, es profesor de contabilidad en la Mike Ilitch School of Business de la Wayne State University, Detroit, Michigan.
Brooke Billings es una estudiante de posgrado en Wayne State University.
Buagu GN Musazi, PhD, CPA, es profesor asociado de contabilidad en Morgan State University, Baltimore, Md. Los autores desean agradecer a Marwa Sayed, estudiante de posgrado de la Mike Ilitch School of Business, por su apoyo a la investigación en la preparación del artículo.