Un nuevo e interesante informe del FRC Lab del Consejo de Información Financiera del Reino Unido aborda cómo las empresas pueden recopilar y utilizar datos ambientales, sociales y de gobernanza (ESG) para apoyar una mejor toma de decisiones. Ofrece una serie de recomendaciones y preguntas para que las juntas directivas consideren en relación con tres elementos de la producción de datos ESG: motivación, método y significado. Estos cubren, por ejemplo, preguntas sobre qué necesitan las empresas de datos, si existen los sistemas y herramientas adecuados y cómo integrar la toma de decisiones centrada en los datos.
Para nosotros en XBRL International, este es un recordatorio útil de que el enfoque de las empresas hacia ESG no debe estar simplemente orientado a cumplir con una obligación de informes, sino que puede nutrir resultados saludables para las propias empresas, y que los procesos digitales y conectados para la recopilación, gestión y divulgación de datos ofrecen eficiencias y sinergias. Josephine Jackson, presidenta del FRC ESG and Climate Group, se hace eco de nuestros pensamientos: «Los datos de alta calidad son fundamentales para la toma de decisiones de alta calidad. La mejora de los sistemas y procesos para la producción de datos ESG, así como la incorporación de un enfoque conjunto para la recopilación de datos dará como resultado una mejor información útil para la toma de decisiones. A su vez, esto conducirá a divulgaciones más relevantes y confiables para todos los usuarios que confían en las empresas para obtener informes claros sobre el rendimiento en curso y las perspectivas futuras».
Al mismo tiempo, una encuesta reciente de Estados Unidos nos recordó los controles relativamente laxos sobre los datos ESG en comparación con la información financiera, lo que podría aumentar el riesgo de equivocarse. Encontró que solo el 9% de las empresas han otorgado a los departamentos financieros la responsabilidad principal de supervisar los informes y el seguimiento de ESG, y el 44% informa que los datos de ESG no se alojan y comparten utilizando una plataforma segura.
Informe de FRC Lab: Mejora de la producción de datos ESG
¿Qué entendemos por datos ESG?
Los datos ESG son los datos ambientales, sociales y de gobernanza. Sin embargo, el enfoque de las conversaciones con los participantes tendió a ser predominantemente en asuntos ambientales y sociales, con especial énfasis en cuestiones climáticas debido a la presión regulatoria y de los inversores en los últimos años.
Los datos ESG también se denominan a veces información no financiera, aunque las cuestiones relacionadas pueden tener un efecto financiero y este término también puede incluir otros temas. Algunos consideran que ESG es sinónimo de información de sostenibilidad y el impacto de una empresa, mientras que otros consideran que ESG se centra en lo que afecta a la empresa, o ambos. Para los fines de este proyecto, buscamos comprender lo que las empresas consideran datos ESG y cómo abordan su producción.
En última instancia, este proyecto tiene como objetivo comprender cómo las empresas recopilan datos que les permitan responder a los riesgos y oportunidades asociados con los problemas ambientales y sociales. La forma en que se distribuyen y consumen los datos externamente se explorará en la siguiente etapa del proyecto de datos ESG del laboratorio.
Introducción y lectura rápida
El enfoque de los inversores, reguladores y otras partes interesadas en cuestiones ambientales, sociales y de gobernanza (ESG), temas e informes ha pasado a primer plano en los últimos años. Sin embargo, si bien el uso de datos ESG es valioso para las partes interesadas externas, el mayor beneficio de producir datos de alta calidad es para la toma de decisiones de las empresas para garantizar que sigan siendo sostenibles dentro de un panorama cambiante.
Sin embargo, como se explica en la declaración de intenciones ESG del FRC, los sistemas para producir, distribuir y consumir datos ESG son significativamente menos maduros que los de información financiera. En este contexto, el FRC Lab (Lab) lanzó un proyecto sobre la producción, distribución y consumo de datos ESG, con la primera fase centrada en la producción de datos ESG.
En este informe nos centramos en la perspectiva de la empresa sobre la producción de datos ESG (que cubre lo que se produce tanto para uso interno como para informes externos). El informe se basa en entrevistas y mesas redondas con una amplia gama de organizaciones de todos los sectores y tamaños (incluidas grandes empresas cotizadas, empresas privadas y asociaciones de vivienda). En nuestro trabajo, identificamos tres elementos de la producción de datos ESG: los utilizamos para explorar el panorama actual, los desafíos y las acciones positivas para abordarlos.
Los tres elementos son:
• Motivación: ¿qué motiva a la empresa a recopilar datos ESG y cómo identifica lo que se necesita?
• Método: ¿cómo se recopilan los datos ESG?
• Significado – ¿Cómo se utilizan los datos dentro de la empresa y cómo afectan a la toma de decisiones?
El informe cubre el panorama actual como se resume a continuación. La página 7 establece un enfoque paso a paso para la producción de datos ESG basado en lo que escuchamos de los participantes.
Motivación
Este elemento trata sobre los impulsores de la recopilación de datos y cómo las empresas identifican qué datos necesitan para fines internos y externos. Los impulsores clave son:
• Necesidades comerciales y estratégicas: pueden clasificarse aún más como impulsadas por:
– Operaciones: para supervisar los costes o el rendimiento en relación con su licencia para operar (por ejemplo, salud y seguridad);
– Propósito: monitorear la alineación con los objetivos estratégicos, que pueden estar vinculados a la sostenibilidad;
– Compromisos: para hacer un seguimiento del progreso en relación con los objetivos (por ejemplo, cero neto); y
– Partes interesadas internas: para abordar los intereses de los empleados.
• Solicitudes de inversores y partes interesadas: incluyen solicitudes de:
– Inversores: para completar cuestionarios e informar contra los marcos;
– Proveedores de deuda: para evaluar el uso de los ingresos de bonos o préstamos verdes y sostenibles;
– Clientes existentes y potenciales: para satisfacer las solicitudes de información de la cadena de suministro y para certificaciones y etiquetas; y
– Organismos, autoridades e iniciativas de la industria: para cumplir con los criterios de membresía o los objetivos de la industria.
• Requisitos regulatorios y marco: estos serán impulsados por requisitos legales (por ejemplo, Ley de Compañías) en diferentes jurisdicciones, reglas bursátiles y los puntos de datos requeridos por estándares y marcos adoptados voluntariamente.
Estos impulsores alimentan las evaluaciones de materialidad para ayudar a las empresas a decidir qué puntos de datos deben recopilarse. Los desafíos incluyen:
• Volumen de solicitudes;
• Ritmo de cambio en la legislación; y
• Matices entre solicitudes de datos diferentes pero similares.
Método
Este elemento establece cómo se recopilan los datos identificando:
• Roles: quién está involucrado en la recopilación de los datos se puede dividir entre:
– Productores y propietarios: participan directamente en la colección y suelen ser expertos en la materia; y
– Coordinadores y reporteros: responsables de recopilar, reunir a otros equipos y consolidar, generalmente desde una función de informes o sostenibilidad.
• Fuentes – Las empresas reúnen:
– Datos internos: medidos directamente a través de sistemas automatizados o entrada manual, o derivados de documentos; y
– Datos externos: obtenidos de terceros, incluidos proveedores, a través de contratos, cuestionarios y facturas.
• Herramientas de procesamiento: las empresas exportan los datos recopilados a diferentes tipos de plataformas que van desde hojas de cálculo y herramientas de visualización de inteligencia empresarial hasta plataformas ESG especializadas, informes financieros y sistemas de planificación de recursos empresariales.
La frecuencia de la recopilación y el procesamiento de datos depende de si se utilizan operacionalmente o con fines de presentación de informes, las expectativas internas y la madurez de los sistemas disponibles.
Una vez que se recopilan los datos, se evalúa su exactitud y validez a través de:
• Análisis de varianza: comparación con períodos, pronósticos y objetivos anteriores;
• Enfoque de líneas de defensa: aplicación de controles, revisiones internas, listas de verificación y firmas;
• Auditoría interna: revisión de metodologías, conjuntos de datos específicos e indicadores clave de rendimiento (KPI); y
• Aseguramiento externo: por lo general, un aseguramiento limitado y se centra principalmente en datos ambientales.
Los desafíos asociados con esta etapa de producción de datos incluyen:
• Dificultades para obtener datos de los proveedores, en particular cuando se trata de muchos pequeños;
• Riesgos de error asociados con la entrada manual; y
• Diferencias en los requisitos jurisdiccionales o lo que es culturalmente aceptable y en los sistemas de datos al solicitar datos en múltiples geografías y subsidiarias.
Significado
La forma en que se utilizan los datos dependerá en cierta medida del nivel de supervisión de la junta directiva y del ejecutivo. La propia junta o los comités delegados responsables de los temas de ESG suelen recibir información ESG entre una y cuatro veces al año, a través de informes, incluidos los cuadros de mando integrales. La frecuencia y el enfoque influirán en cómo se usa, que a menudo incluye:
• Análisis de escenarios, pronósticos y gestión de riesgos: esto ha sido impulsado en parte por los requisitos del Grupo de Trabajo sobre Divulgaciones Financieras Relacionadas con el Clima (TCFD), pero se está aplicando a otras áreas para evaluar los riesgos y modelar las posibilidades futuras.
• Análisis del desempeño y el progreso en relación con los objetivos: los datos sobre el desempeño pueden revisarse tanto desde una base operativa como desde una perspectiva de sostenibilidad. En última instancia, se puede utilizar para evaluar el rendimiento en relación con la estrategia y para identificar dónde se necesita acción.
• Asignación de capital y opciones de adquisición: los factores ESG influyen en las decisiones de gasto de capital, particularmente cuando es necesario para cumplir con los compromisos, pero también en las opciones de gasto operativo, tanto en el tipo como en la selección de proveedores.
• Decisiones de remuneración: algunas empresas están utilizando métricas ESG para bonificaciones de desempeño o planes de incentivos a largo plazo para aumentar la responsabilidad e incentivar la acción.
La forma en que las empresas utilizan los datos ESG aún está evolucionando y dependerá del nivel de madurez y calidad de los datos, procesos y sistemas. También existe el desafío de obtener indicadores adelantados / prospectivos y si los datos son lo suficientemente oportunos para la toma de decisiones. Cuanta más conciencia haya sobre cómo se pueden usar estratégicamente los datos ESG, más argumentos comerciales habrá para invertir en los recursos humanos y los sistemas necesarios para mejorar la calidad de los datos. Esto, a su vez, conduce a un uso más efectivo de los datos tanto internamente como por partes interesadas externas.
Preguntas para los directorios: Motivación
La junta establece el propósito, los valores y la estrategia de una organización y debe asegurarse de que estén alineados con su cultura. Las necesidades de datos ESG no están separadas de estos objetivos; son un facilitador de ellos. Las organizaciones eficaces establecen sus objetivos de recopilación de datos e información ESG en función de lo que será útil para gestionar el negocio y supervisar su rendimiento general, no solo para cumplir con los requisitos de divulgación externa.
Preguntar:
• ¿La organización y el consejo comprenden los beneficios derivados de los datos ESG?
• ¿Qué datos ESG necesitamos para respaldar nuestros objetivos, medir nuestros impactos y monitorear nuestra cultura?
• ¿Qué datos ESG necesitamos para monitorear y evaluar los riesgos?
• ¿Qué datos ESG requieren la regulación y cómo podemos usar esa información para la toma de decisiones empresariales?
• ¿Qué información tenemos ya, y es adecuada y robusta?
• ¿La información actual de ESG satisface nuestras necesidades?
Las organizaciones también deben considerar las necesidades de las partes interesadas. El diálogo con las partes interesadas permitirá a las juntas comprender las tendencias futuras y realinear la estrategia. Las juntas podrían considerar comprometerse con una amplia gama de partes interesadas en los datos de ESG, incluidas las comunidades en las que operan y las que están dentro de su cadena de suministro, en línea con el deber de la Sección 172 de los directores. El presidente tiene un papel importante en el fomento de estas relaciones y en garantizar que las opiniones de todas las partes interesadas, tanto grandes como pequeñas, se tengan en cuenta al debatir cuestiones ESG.
Preguntar:
• ¿Cómo nos relacionamos con las partes interesadas en ESG tanto a nivel grupal como local?
• ¿Qué marcos utilizan nuestros grupos de interés para evaluar y comparar empresas?
• ¿Cómo nos comunicamos con los empleados, las comunidades, los clientes, los proveedores y los gobiernos?
• ¿Cómo evaluamos las opiniones de nuestros grupos de interés y las integramos en la recopilación de datos y la toma de decisiones necesarias?
Preguntas para tableros: Método
El objetivo de la junta es garantizar que los recursos necesarios (tanto en términos de personas como de sistemas) estén en su lugar para que la organización cumpla con sus objetivos y mida el desempeño en comparación con ellos. Por lo tanto, es importante establecer un marco de controles prudentes y eficaces, que permitan evaluar y gestionar el riesgo, así como identificar dónde se necesitan mejoras. Los datos y la información de ESG deben recopilarse, cotejarse y reportarse de una manera que garantice la calidad e integridad adecuadas con políticas y procedimientos de apoyo. Las juntas tal vez deseen considerar también si la garantía externa o interna de cualquiera de estos datos mejoraría la credibilidad de los datos y la presentación de informes posteriores. Tener informes de la más alta calidad y precisión garantiza que las juntas y las partes interesadas puedan tomar decisiones efectivas y estén mejor preparados para las demandas de informes adicionales en el futuro.
Preguntar:
• ¿Dónde se encuentra la experiencia en temas ESG dentro de la organización y cómo accede a esto la junta?
• ¿Quién recopila la información y es ese el equipo apropiado? ¿La información recopilada es de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba?
• ¿Están unidos los recopiladores de información para evitar la duplicación de datos y maximizar la colaboración efectiva?
• ¿Qué procesos y controles debemos tener para recopilar y gestionar los datos ESG?
• ¿Cómo se compara nuestro enfoque con el utilizado para la información financiera?
• ¿Los procesos y controles son consistentemente robustos en todo el grupo?
• ¿Tenemos los sistemas y herramientas adecuados?
• ¿Necesitamos mejorar la capacitación sobre temas y metodologías de datos ESG para permitir una mejor recopilación, control y toma de decisiones?
• ¿Cuál es el proceso establecido para revisar periódicamente la calidad y exactitud de los datos?
• ¿Cuál es el proceso para identificar cómo deben fortalecerse los sistemas y controles?
• ¿Tenemos un nivel constante de madurez de datos y sistemas en todo el grupo?
• ¿Dónde puede agregar valor el aseguramiento de la información (interna o externa)?
Preguntas para tableros: Significado
El dicho «Lo que se mide, se gestiona» es muy relevante para los datos de ESG. Para que los datos se utilicen de manera efectiva y no se consideren únicamente un ejercicio de informes externos, las juntas deben establecer el tono en la parte superior y reconocer su importancia, que luego se extiende en cascada a través de la organización. Las juntas directivas querrán desarrollar un enfoque de mejora continua de los datos, que también aborde que se recopilen los datos correctos.
Preguntar:
• ¿Cómo construimos una cultura de decisión centrada en los datos?
• ¿Cómo se integran los datos ESG en la organización?
• ¿Tenemos un equilibrio entre conjuntos de datos rezagados y líderes que ayuden a monitorear el desempeño en las necesidades operativas y estratégicas?
• ¿Contamos con los comités adecuados para optimizar el uso de los datos ESG?
• ¿Cómo construimos una cultura de mejora continua dentro de la organización sobre ESG?
• ¿Quién es el propietario de la discusión de mejora?
Tener una base sólida para producir datos ESG significa que los informes externos de la empresa también son más útiles para los inversores y otras partes interesadas.
La alineación de los informes financieros y no financieros es esencial para lograr una visión holística de la empresa a través de sus informes. Esto permitirá a los inversores y a las partes interesadas en general analizar mejor los riesgos y oportunidades para una empresa. La junta también tiene un papel que desempeñar para garantizar que la empresa siga siendo ágil para responder a los cambios en el entorno externo y el panorama de informes.
Preguntar:
• ¿Está conectado nuestro informe a través de información financiera y no financiera?
• ¿Cómo podemos garantizar que nuestras divulgaciones ESG sean fiables?
• ¿Cómo monitoreamos los desarrollos, cambios y prácticas en todo el mercado?
• ¿Cómo contribuimos al debate sobre las normas y divulgaciones ESG?
El FRC no acepta ninguna responsabilidad ante ninguna parte por cualquier pérdida, daño o costo que surja, ya sea directa o indirectamente, ya sea en contrato, agravio o de otra manera de cualquier acción o decisión tomada (o no tomada) como resultado de cualquier persona que confíe o use este documento o que surja de cualquier omisión del mismo.
- Si bien el 65% de los equipos de informes financieros planean brindar más apoyo a los programas ambientales, sociales y de gobernanza (ESG) en el futuro, menos de una de cada 10 empresas encuestadas ha otorgado a los departamentos financieros la responsabilidad principal de supervisar la presentación de informes y el seguimiento de los programas ESG en sus empresas, según una encuesta a los funcionarios de relaciones con los inversores (IRO) del Instituto Nacional de Relaciones con los Inversores y Donnelley Financial Solutions.
- Los principales departamentos corporativos a cargo de la presentación de informes y el seguimiento de ESG son la sostenibilidad (27%), las relaciones con los inversores (24%) y las legales (23%), seguidas de las finanzas (9%). Casi la mitad (44%) de los encuestados informaron que los datos ESG se alojan y comparten a través de programas como Microsoft Teams, Google Drive y Dropbox en lugar de en una plataforma segura, según la encuesta.
- Las empresas están utilizando un enfoque de «un poco de alambre de enfardado y chicle», dijo en una entrevista Frank Kelley, director de ESG & Compliance Services en Donnelley, con sede en Chicago. «En términos generales, hay controles financieros rígidos para la contabilidad y las métricas financieras y la divulgación y lo que el informe encontró fue que esos controles realmente faltan en el espacio ESG».
Los hallazgos del informe sobre controles internos laxos relacionados con los datos ESG se producen cuando el costo potencial de hacer que los informes ESG sean incorrectos está aumentando en medio de un mayor escrutinio regulatorio.
Esos cambios están ayudando a impulsar un cambio de paradigma en la forma en que las empresas y sus ejecutivos se acercan a ESG. En los últimos años, las juntas corporativas han estado asumiendo un papel central en los programas y se necesita cada vez más aportes de los cfo a medida que los costosos programas se convierten en un problema de asignación de capital, dijo Kelley.
«Está cambiando de una herramienta de comunicación en la que estás diciendo ‘estamos haciendo estas grandes cosas'», dijo Kelley. «A medida que la SEC y los grupos de partes interesadas más amplios se han centrado más en ESG, se ha convertido más en un documento de divulgación… para eso se necesitan controles adecuados».
Los CFO deben comenzar poco a poco al considerar la tecnología para sus iniciativas ESG, dijo Kelley, cuya firma proporciona software y sistemas que se pueden usar para iniciativas ESG. Los ejecutivos pueden comenzar alojando los datos en una sala de datos segura y económica y estableciendo dos años de métricas de referencia antes de considerar plataformas más complicadas, dijo.
Las compañías «no deberían adelantarse a sus esquís», dijo Kelley. «Si no tienen al menos dos años o métricas de informes, [la tecnología] a menudo es derrochadora y subutilizada».